Klantportaal op maat laten maken voor jouw organisatie
Fruitcake ontwikkelt klantportalen op maat waarmee klanten, medewerkers, leveranciers of partners veilig zelf informatie kunnen bekijken en acties kunnen uitvoeren. Van facturen, documenten en bestellingen tot orderstatussen, aanvragen en koppelingen met ERP- of CRM-systemen. Zo automatiseer je terugkerende processen en verminder je handmatig werk binnen je organisatie.
Klant Case Dewi online: klantportaal voor meer dan 1 miljoen gebruikers
Dewi Online levert all-in-one software aan zwembaden, fitnessclubs, wellness- en leisurelocaties, van zelfstandige clubs tot ketens als Optisport. Hun oude on-premise pakket werkte updates en innovatie tegen. Wij ontwikkelde een volledig nieuw cloudplatform op maat en we zijn nog altijd de vaste ontwikkelpartner.
Wat we bouwden
- Online klantportaal: leden kunnen hier onder andere lessen boeken, reserveringen plaatsen en bijvoorbeeld zelf hun tegoed opwaarderen.
- iOS- en Android-app: dezelfde functionaliteit, maar dan altijd bij de hand
- Abonnementenbeheer: contracten vormen hierin de basis voor automatische incasso, bezoekregistratie en lesboekingen voor het management van de klant van Dewi online
- Reserveringen en betalingen: het systeem bevat een eenvoudige reserveringsstraat met klanttegoed en loyaliteitssysteem
- Koppelingen met externe systemen: realtime verbindingen met onder andere Technogym, eGym, boekhoudsoftware en kassasystemen. Pinautomaten, bonprinters en toegangspoortjes op locatie worden direct vanuit de cloud aangestuurd
Resultaat: één centraal platform met meer dan 1 miljoen unieke gebruikers, dat in korte tijd is uitgegroeid tot een voorloper in de markt.
Wat is een klantportaal?
Een klantportaal is een beveiligde online omgeving waarin jouw klanten zelf informatie kunnen bekijken en handelingen kunnen uitvoeren. Denk aan het downloaden van facturen en documenten, volgen van bestellingen, wijzigen van gegevens, aanvragen indienen of rechtstreeks communiceren met jouw organisatie.
Wanneer is een maatwerk klantportaal interessant?
Een maatwerk klantportaal kan interessant zijn wanneer:
- klanten regelmatig bellen of mailen voor dezelfde informatie;
- medewerkers veel gegevens handmatig verwerken;
- informatie verspreid staat over verschillende systemen;
- klanten zelf orders, aanvragen of documenten moeten kunnen beheren;
- er een koppeling nodig is met CRM, ERP of boekhouding;
- verschillende klantgroepen andere informatie of rechten nodig hebben;
- bestaande standaardportalen onvoldoende aansluiten;
- het portaal later moet kunnen meegroeien.
Wanneer is een maatwerk klantportaal mogleijk niet de beste keuze?
Wanneer een bestaand softwarepakket vrijwel alle gewenste functionaliteiten biedt en zonder veel aanpassingen aansluit op de processen, kan standaardsoftware voordeliger en sneller zijn.
Wat kan een klant in het portaal doen?
Dat heb je bij een maatwerk klantportaal natuurlijk volledig zelf in de hand, maar hierbij een opsomming van mees voor de hand liggende mogelijkheden:
- facturen bekijken en downloaden;
- documenten beheren;
- bestellingen plaatsen;
- orderstatus bekijken;
- supportvragen indienen;
- afspraken maken;
- producten of diensten aanvragen;
Waarmee wij je kunnen helpen?
- Klantportaal; Klanten bekijken bestellingen, facturen, documenten en aanvragen vanuit één beveiligde omgeving.
- Medewerkersportaal (intranet); Medewerkers vinden nieuws, documenten, procedures en interne aanvragen op één centrale plek.
- Leveranciersportaal; Leveranciers beheren bestellingen, leveringen, documenten en productinformatie.
- Partnerportaal; Partners krijgen toegang tot specifieke informatie, materialen, aanvragen en gezamenlijke processen.
- Ledenportaal; Leden beheren hun gegevens, contributie, inschrijvingen en toegang tot ledeninformatie.
Klantcases
Snel & Simpel
Korte lijntjes, directe feedback en een transparante werkwijze. Stel met ons een roadmap op voor jouw project. Een totaal nieuw systeem of de overname van jouw huidige software.
We begeleiden je met een team van 17 ervaren specialisten die kwaliteit waarborgen. Vraag naar onze Service Level Agreement voor de duidelijkheid en volledigheid.
Koppel je klantportaal met bestaande software
- ERP; Ordergegevens, prijzen en voorraadposities komen rechtstreeks uit je ERP, zodat klanten altijd actuele informatie zien.
- CRM; Contactgegevens, accounts en aanvragen blijven synchroon met je CRM, waardoor sales en support direct zicht hebben op wat een klant in het portaal doet.
- Boekhoudsoftware; Facturen, creditnota's en betaalstatussen worden automatisch opgehaald, zodat klanten hun financiële overzicht zelf kunnen inzien en downloaden.
- Voorraadbeheer; Klanten zien realtime beschikbaarheid en verwachte levertijden, wat scheelt in telefoontjes en mails over leveringen.
- Planning; Afspraken, werkorders en planningen worden zichtbaar in het portaal, zodat klanten weten wanneer een monteur of levering langskomt.
- Webshops; Bestellingen uit je webshop landen direct in het portaal, waar klanten hun orderhistorie, status en herhaalaankopen terugvinden.
- Betaalproviders; Klanten betalen openstaande facturen of bestellingen direct in het portaal via iDEAL, creditcard of automatische incasso, met automatische statusupdates.
- Documentmanagement; Contracten, certificaten, handleidingen en rapportages worden centraal ontsloten, met de juiste rechten per klant of gebruiker.
- Externe API's; Maatwerkkoppelingen met branchespecifieke of eigen systemen zorgen dat het portaal past binnen je bestaande IT-landschap.
Hoe werkt een klantportaal in de praktijk?
Bijvoorbeeld:
- De klant logt veilig in.
- Het portaal bepaalt welke gegevens deze gebruiker mag zien.
- Actuele informatie wordt opgehaald uit bijvoorbeeld ERP of CRM.
- De klant bekijkt documenten, orders of andere gegevens.
- Nieuwe aanvragen of wijzigingen worden rechtstreeks teruggestuurd naar het achterliggende systeem.
- Medewerkers hoeven informatie daardoor niet opnieuw handmatig te verwerken.
Onze werkwijze
Gratis Adviesgesprek
We bespreken vrijblijvend je situatie, doelen en knelpunten. Daarna weet je of een portaal de juiste oplossing is en welke richting het meest kansrijk is.
Requirements
Samen brengen we in kaart welke gebruikers, processen en koppelingen er nodig zijn. Het resultaat is een heldere scope waarin staat wat er wel en (voorlopig) niet gebouwd wordt.
Offerte
Je ontvangt een concrete offerte met functionaliteiten, planning en investering. Geen verrassingen achteraf: je weet precies waar je aan toe bent voordat we starten.
Ontwikkelfase
We bouwen het portaal in korte iteraties van twee weken, zodat je tussentijds meekijkt en bijstuurt tot alles live kan. Doorgaans is de doorlooptijd een maand of 2 tot er een MVP staat en dan een maand later kunnen we live.
Doorontwikkeling & support
Na livegang blijven we beschikbaar voor onderhoud, updates en beveiliging. Nieuwe wensen pakken we stap voor stap op, zodat het portaal meegroeit met je organisatie.
Veelgestelde vragen
Hier vind je de meest gestelde vragen. Staat jouw vraag er niet tussen? Neem dan gerust contact met ons op.
Kunnen jullie koppelen met ons huidige systeem?
Wanneer het bestaande systeem beschikt over een geschikte API of andere integratiemogelijkheid, kunnen we het klantportaal koppelen zodat gegevens automatisch worden uitgewisseld.
Is het portaal later uit te breiden?
Ja, we bouwen onze portalen bewust schaalbaar, zodat de software met jouw organisatie mee kan groeien en we samen kunnen blijven ontwikkelen. We gebruiken daarvoor Laravel en veel schaalbare componenten: een technische basis waarop nieuwe functies, gebruikers of koppelingen eenvoudig toegevoegd kunnen worden. Zo begin je bijvoorbeeld met een basisportaal en breid je later stap voor stap uit, zonder dat er opnieuw gebouwd hoeft te worden. Samen groeien is goed voor ons en voor jouw
Hoe veilig zijn de gegevens van mijn klanten in het portaal?
Veiligheid staat voorop: het portaal is alleen toegankelijk via een beveiligde inlog en elke klant ziet uitsluitend zijn eigen gegevens. We bouwen het portaal volgens de geldende privacywetgeving (AVG), zodat klantgegevens op de juiste manier worden opgeslagen en verwerkt. Ook na oplevering houden we de software up-to-date, zodat de beveiliging op niveau blijft. Daarnaast zijn wij ISO27001 gecertificeerd waardoor jij zeker bent van een partij die betrouwbaar met jouw data om gaat.
Wat is een klantportaal en wat kunnen mijn klanten ermee?
Een klantportaal is een beveiligde online omgeving waar jouw klanten zelf inloggen om bijvoorbeeld facturen in te zien, documenten te downloaden, orderstatussen te volgen of zelfs bestellingen te stellen. Omdat klanten veel zaken zelf kunnen regelen, krijg jij minder telefoontjes en e-mails over terugkerende vragen. Dat bespaart tijd voor je team én zorgt voor tevreden klanten die 24/7 geholpen worden.
Wat kost een klantportaal op maat?
De kosten hangen af van het aantal functies, gebruikersrollen en koppelingen. Een eenvoudig klantportaal start vanaf ongeveer €7.500, een gemiddeld portaal ligt tussen de €20.000 en €50.000 en een uitgebreid platform kost €50.000 of meer (excl. BTW). In een voortraject bepalen we samen wat je nodig hebt, zodat je een afgebakende offerte krijgt en weet waar je aan toe bent.
Hoelang duurt het ontwikkelen van een klantportaal?
Een eerste versie met de belangrijkste functies staat vaak binnen 6 tot 10 weken live. Grotere portalen met meerdere koppelingen duren meestal langer. We werken met tussentijdse opleveringen zodat je de voortgang kunt bijhouden we onderweg kunnen bijsturen.
Wanneer kies je voor maatwerk in plaats van standaardsoftware?
Maatwerk is slim als standaardsoftware niet goed aansluit op je werkwijze, of als je veel moet omzeilen of handmatig moet doen. Je betaalt geen licentiekosten per gebruiker en de software groeit mee met je bedrijf. Past een standaardpakket wel goed, dan zeggen we dat ook eerlijk.
Kunnen klanten verschillende rechten krijgen?
Ja. Je bepaalt per gebruiker of rol wat iemand mag zien en doen, bijvoorbeeld alleen bestellingen inzien of ook facturen downloaden en collega’s beheren.
Kunnen meerdere bedrijven of vestigingen hetzelfde portaal gebruiken?
Ja. Elk bedrijf of elke vestiging krijgt een eigen afgeschermde omgeving binnen hetzelfde portaal. Zo ziet iedereen alleen de eigen gegevens, terwijl jij alles centraal beheert.
Kan een klantportaal gekoppeld worden aan ons ERP?
Ja, we koppelen het portaal aan je ERP- of boekhoudsysteem, zoals Exact Online. Gegevens als klanten, prijzen, orders en facturen worden dan automatisch uitgewisseld, zodat je niets dubbel hoeft in te voeren.
Kan een klantportaal gekoppeld worden aan onze webshop?
Ja. Klanten kunnen dan bijvoorbeeld hun webshopbestellingen, orderstatus en eigen prijsafspraken in het portaal terugzien. We bouwen dit op voor de meest gangbare webshopplatformen, zoals Magento en WooCommerce.
Kunnen bestaande klanten en gegevens worden geïmporteerd?
Ja. We zetten je bestaande klanten, accounts en historische gegevens over naar het nieuwe portaal, bijvoorbeeld vanuit een Excel-bestand of je huidige systeem. Zo kunnen je klanten direct aan de slag zonder alles opnieuw in te voeren.
Gratis adviesgesprek
Vul het formulier in voor een gratis adviesgesprek. Wij kijken graag vrijblijvend wat we voor jullie kunnen betekenen
Hoe beveiligen we jouw klantportaal?
- Gebruikersrollen en rechten; Elk portaal werkt met rollen en rechten, zodat gebruikers alleen zien wat voor hen bedoeld is. Laravel biedt hiervoor standaard mechanismen om routes af te schermen op inlogstatus en om per gebied de juiste rol te controleren.
- Tweefactorauthenticatie; Voor gevoelige omgevingen voegen we een extra inlogstap toe. Ook intern werken we zo: onze eigen accounts en beheerdashboards zijn met 2-factor beveiligd.
- Versleutelde verbindingen; Al het verkeer tussen server en gebruiker loopt via een SSL-certificaat, zodat de verbinding versleuteld is. Gevoelige gegevens kunnen daarnaast op verzoek versleuteld worden opgeslagen met AES-encryptie.
- Logging; Acties in het portaal worden vastgelegd, zodat achteraf te herleiden is wie wat heeft gewijzigd. Dat helpt bij controle, audits en het oplossen van incidenten.
- Back-ups; Van code en data worden back-ups gemaakt, die worden bewaard op afgeschermde omgevingen, afhankelijk van het platform. Zo is terugzetten mogelijk als er iets misgaat.
- Monitoring; Onze servers worden continu gemonitord, zodat problemen snel in beeld komen en het risico op dataverlies of lekken zo klein mogelijk blijft.
- Beveiligingsupdates; Framework, packages en server houden we actueel, zodat bekende kwetsbaarheden tijdig gedicht worden. Dit loopt via een securitycontract; los daarvan kunnen updates op aanvraag of op uurbasis worden uitgevoerd.
- AVG; We werken volgens vaste afspraken rond persoonsgegevens, inclusief verwerkersovereenkomst. Ook hebben we een datalekprotocol klaarliggen voor het geval er onverhoopt iets misgaat.
- ISO 27001; We zijn sinds 2023 gecertificeerd en in 2026 opnieuw gecertificeerd voor de actuele norm ISO/IEC 27001:2022, geldig tot en met 2029
- Scheiding van klantgegevens; We werken met een strikte OTAP-straat en er wordt uitsluitend op productieomgevingen met (gevoelige) klantdata gewerkt. Ontwikkelomgevingen bevatten daardoor nooit gevoelige gegevens, en alleen medewerkers die aan het product werken krijgen toegang tot productie.
- Mogelijkheden voor SSO; Het portaal kan gekoppeld worden aan je bestaande identiteitsprovider, zodat gebruikers inloggen met hun vertrouwde account en jij het beheer centraal houdt.