Synorga
Van werkbon tot volledig digitaal inspectieproces
Synorga verzorgt periodieke veiligheidsinspecties aan elektrische installaties en het keuren van elektrische gereedschappen en machines.
De uitdaging
Synorga is specialist in elektrotechnische inspecties en keuringen. Hun monteurs zijn dagelijks onderweg om installaties bij klanten te controleren, meten en rapporteren. Tijdens deze werkzaamheden moeten ze veel meetwaardes vastleggen.
Tot voor kort gebeurde dat via een online document waarin elke inspecteur handmatig alle waardes invulde. Naarmate Synorga groeit, groeide ook de wens om dit proces te automatiseren. Inspecteurs moesten voortdurend hun laptop meenemen naar iedere ruimte of installatie. Dat maakte het werk omslachtig en tijdrovend.
Bovendien ontstond er al snel een ander probleem: omdat iedereen zijn eigen manier had om meetwaardes in te vullen, ontstonden er verschillen en inconsistenties in de documentatie.
De situatie bij Synorga laat zien hoe snel digitale hulpmiddelen hun doel kunnen voorbijschieten als ze niet goed aansluiten op de dagelijkse praktijk.
De oplossing
Door de processen kritisch te bekijken, ontstond er ruimte voor vernieuwing: een gebruiksvriendelijkere, gestroomlijnde en foutloze manier van werken.
Wij hebben voor Synorga een krachtig admin dashboard ontwikkeld inclusief volledig op maat gemaakte mobiele applicatie die draait op zowel iOS als Android.
Het hart van de oplossing is de naadloze koppeling met het ERP-systeem van Synorga. Werkbonnen die daar worden aangemaakt, worden automatisch meerdere keren per dag gesynchroniseerd met de applicatie. Zo heeft elke monteur altijd de meest actuele informatie bij de hand. Hierdoor weet hij altijd waar hij moet zijn, wie de contactpersoon is en welke installaties hij zal aantreffen, inclusief historie van eerdere inspecties.
Binnen de app kunnen organisaties, locaties, installaties en verdeelinrichtingen eenvoudig beheerd worden. Tijdens een inspectie vult de monteur de waardes in op zijn tablet en ziet hij direct een preview van het rapport dat naar de klant gestuurd zal worden.
Met één klik genereert het systeem een volledig rapport, inclusief meetwaarden, opmerkingen en foto’s zodat dit rapport direct naar de klant gestuurd kan worden.
Als een inspectie leidt tot een herkeuring of reparatie, wordt dit automatisch opgenomen in de rapportage. Dankzij een geïntegreerde QR-code kan elke partij, ook externe, later verslaglegging toevoegen zodra de reparatie is uitgevoerd. Zo behoudt Synorga een volledig overzicht van de actuele situatie bij de klant, terwijl klanten vrij blijven in wie ze de werkzaamheden laten uitvoeren.
Met deze oplossing is Synorga in staat om het complete inspectieproces, van werkbon tot rapportage, snel en foutloos uit te voeren. Monteurs besparen tijd, klanten ontvangen direct hun rapport en het management beschikt over actuele data vanuit één centraal systeem.
Wil je ook af van versnipperde tools of tijdrovende administratie? Wellicht kunnen we jou ook helpen om processen slimmer, eenvoudiger en efficiënter te maken met maatwerksoftware die precies past bij de manier waarop jij werkt.
De samenwerking met Fruitcake voelde vanaf dag één als een schot in de roos.
Ze begrepen precies wat we bij Synorga nodig hadden om onze digitale inspectieprocessen naar een hoger niveau te tillen. Dankzij hun snelle schakelen en technisch inzicht beschikken we nu over een app waarmee onze inspecteurs slimmer en efficiënter kunnen werken, én waarmee we onze klanten nog beter van dienst zijn.
Een prachtige stap in de digitale vooruitgang van Synorga Electrical Management!
Marco Hamburg, Technisch Commercieel Adviseur
